【天嘉專訪】|第18期| 風(fēng)雨歷程20載，天嘉與您共前行！

2018-09-03瀏覽次數(shù)：

檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，實(shí)則責(zé)任重大且繁雜，能以靜心之態(tài)面對(duì)盈千累萬(wàn)的案件，且做到精細(xì)無(wú)誤，嫻熟靈活，那必定是一個(gè)心靜而安，沉穩(wěn)如蘭的人。

本期專訪人物即是這樣一位長(zhǎng)年累月堅(jiān)持執(zhí)著的女性，于檔案管理工作中發(fā)揮其特長(zhǎng)，盡心竭力將工作做到完美。下面，就讓我們一起來(lái)深入了解一下這位來(lái)自流程部的孫燕燕吧！

孫燕燕

部門：代理流程部

職務(wù)：流程部專員

入職年份：2014年

1、工作簡(jiǎn)介

于2014年進(jìn)入事務(wù)所，任職于流程部，前期主要從事前臺(tái)流程部的相關(guān)工作，經(jīng)過(guò)一年多的努力學(xué)習(xí)，便能夠獨(dú)立接手且未出現(xiàn)任何紕漏。

自2015年調(diào)入檔案室，負(fù)責(zé)處理日常文件檔案及紙件檔案管理工作，包括各類檔案的歸納發(fā)放，處理中間文件的分類、歸檔、登記、更新、存底，統(tǒng)計(jì)臨期答辯、補(bǔ)正、統(tǒng)計(jì)終止及駁回等事務(wù)。

2、優(yōu)秀工作情況

自擔(dān)檔案室管理工作后，經(jīng)過(guò)不斷的摸索和規(guī)律的總結(jié)，將堆積如山的檔案整理歸檔，從毫無(wú)頭緒做到了井然有序，能熟練掌握每件檔案歸納，于上萬(wàn)件檔案中迅速調(diào)閱所需文件，且未出現(xiàn)任何紕漏，得到了領(lǐng)導(dǎo)和同事們的認(rèn)可，為專利代理的后續(xù)工作順利開(kāi)展打下了良好的基礎(chǔ)。

服務(wù)的公司包括：成都松川雷博機(jī)械設(shè)備有限公司、中國(guó)石油集團(tuán)川慶鉆探工程有限公司、中國(guó)東方電氣集團(tuán)有限公司、通威股份有限公司等大型企業(yè)。

3、所獲榮譽(yù)

●  長(zhǎng)期擔(dān)任安全管理員，與其他安全組員分工合作，共同負(fù)責(zé)事務(wù)所員工上下班安全問(wèn)題，且全年無(wú)遲到。

●  在工作期間認(rèn)真踏實(shí)，兢兢業(yè)業(yè)，以多年如一日的端正態(tài)度對(duì)待檔案管理工作，面對(duì)枯燥反復(fù)的日常能夠長(zhǎng)期堅(jiān)持，細(xì)心負(fù)責(zé)。

1、于2017年2月獲得事務(wù)所月度優(yōu)秀員工稱號(hào)。

2、于2017年7月獲得事務(wù)所月度優(yōu)秀員工稱號(hào)。

專訪實(shí)錄

編： 燕姐您好，你覺(jué)得檔案管理工作中比較復(fù)雜的是哪個(gè)環(huán)節(jié)呢？

孫：比較復(fù)雜的應(yīng)該是發(fā)明、實(shí)用、外觀所有的臨期答辯、繳費(fèi)通知書(shū)、專終通知書(shū)等有時(shí)間限制的案件，因?yàn)檫@些案件必須要在期限到來(lái)之前處理完成，所以輕重緩急、主次順序的分析很重要，由于相近時(shí)期需要處理的檔案數(shù)量較多，所以必須要對(duì)這些案件了如指掌，然后根據(jù)具體情況來(lái)先后處理。

編：在管理檔案工作中應(yīng)該要注意哪些問(wèn)題呢？

孫：檔案管理首先是對(duì)案件的保存、登記、調(diào)閱等一系列管理工作的精細(xì)和認(rèn)真，然后最重要的是由于紙質(zhì)檔案較多，日常一定不能忽視防潮防火，這不僅是安全問(wèn)題，也是避免案件損失而修復(fù)所導(dǎo)致的大量無(wú)意義的人力和精力問(wèn)題。

編：從完全陌生到熟悉所有檔案的位置、大概內(nèi)容您花了多長(zhǎng)時(shí)間？

孫：由于接手檔案管理工作之前對(duì)這方面是無(wú)經(jīng)驗(yàn)，所以一開(kāi)始很茫然，再加上檔案數(shù)量多、且一部分具有相似性，所以很容易混淆。雖然領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有給我任何壓力，但是自己還是很想盡快做好，所以經(jīng)過(guò)一個(gè)月的努力終于將案件都整理歸納完成，且自己也能熟練掌握檔案管理的整個(gè)工作模式。

編：像這種大量且重復(fù)性的工作您是如何避免出現(xiàn)差錯(cuò)的呢？

孫：首先是要對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格分類，做到具體客戶、類別、年份清晰，能夠一目了然，然后是對(duì)檔案調(diào)閱的規(guī)定，做到閱后歸位和記錄。當(dāng)然這只是一些方法，最主要的還是離不開(kāi)認(rèn)真和細(xì)心，每一份文件的處理都必須要進(jìn)行反復(fù)核查，一定不能急躁，靜得下心來(lái)才能長(zhǎng)期面對(duì)枯燥的工作而不出錯(cuò)。

編：目前檔案管理是電子檔和紙質(zhì)檔同時(shí)在進(jìn)行的，管理紙質(zhì)檔案工作量相對(duì)來(lái)說(shuō)會(huì)增加很多，這種做法有什么好處嗎？

孫：的確，大量的紙質(zhì)檔案不僅會(huì)增加工作量，同時(shí)也會(huì)對(duì)檔案室的要求增高。但是，這種做法第一是可以方便客戶和代理人能夠更清晰、迅速的查閱所需文件；第二是我們保存這些蓋有鮮章、或是其他重要性的原文件可以幫助客戶在丟失或是損毀時(shí)第一時(shí)間為他們提供，這不僅可以避免后期更復(fù)雜的工作，還可以避免因補(bǔ)正文件而導(dǎo)致時(shí)間的浪費(fèi)所給客戶帶來(lái)不必要的損失。